Essa é uma dúvida de muitos formandos, afinal, qual a necessidade de uma Comissão de Formatura? Isso impede o resto da turma de participar das decisões? Quais são os cargos e deveres da Comissão?
Calma, preparamos esse artigo para responder às principais dúvidas e explicar melhor como é a rotina, os deveres e cargos da Comissão.
Ter uma comissão de Formatura organizada e com membros empenhados, ajuda muito na hora de deixar as solenidades que envolvem a formatura únicas e inesquecíveis, além de facilitar nas negociações e no planejamento com a empresa que irá realizar o evento.
Qual o papel da Comissão de Formatura
Pensar nos detalhes de todos os eventos que fazem parte de uma formatura podem causar empolgação em muita gente, mas também requer muito trabalho. Os membros da comissão são os responsáveis por dar voz à turma, eles amparam os alunos sobre todas as questões referentes aos eventos, como prazos, organização e arrecadação. Os membros devem estar sempre a par da organização, para conseguirem tirar dúvidas dos colegas a qualquer momento.
Como formar uma Comissão de Formatura
A escolha dos membros é um papel crucial na hora de formar a Comissão, o ideal é que sejam alunos proativos, responsáveis, comprometidos e que saibam se comunicar com clareza. É importante que a turma entre em consenso na escolha na escolha dos membros, já que a comissão terá papel fundamental no intermédio entre a turma e a empresa que irá realizar a formatura.
O ideal é que haja uma votação para que a escolha desses membros seja realizada de forma justa e democrática, portanto, os interessados devem se apresentar para a turma para que todos decidam juntos quais serão os representantes. É importante que esses representantes sejam pessoas de todos os grupos da turma, para que a comissão seja de fato um porta voz de todas as pessoas ali.
Os cargos mais comuns para a divisão da comissão são: Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro, Secretário, Diretor Social e Coordenador de Comunicação e Eventos, cada cargo tem obrigações e deveres específicos, e é importante que os membros estejam atentos à seriedade das suas posições.
O Presidente é quem representa e responde pela turma, assina documentos e convoca as assembléias. Ele ou ela também tem como função designar tarefas para os membros, orientá-los e acompanhar a execução das demandas. Além disso, também é de responsabilidade da função traçar um cronograma de tarefas com os membros e associados para estabelecer prazos e reuniões.
O Vice-Presidente auxilia o Presidente e o Secretário, e assume as funções do Presidente no caso da sua ausência.
O Tesoureiro organiza a arrecadação, inadimplência e fluxo de pagamentos junto com a empresa de formaturas responsável. Também elabora o balancete dos valores contábeis da Comissão.
O Secretário é responsável pela organização da agenda e por lavrar as atas após as reuniões. Elabora e atualiza o cadastro de Associados e faz os relatórios referentes às atividades desenvolvidas. Além disso, também é responsável por fornecer as documentações e esclarecimentos da Comissão sempre que necessário.
O Diretor Social é responsável por coordenar as atividades necessárias para aumentar a arrecadação de recursos financeiros, fazer a divulgação dos eventos e distribuir o material que será vendido entre os associados e membros da Comissão.
O Coordenador de Comunicação e Eventos ajuda na organização e divulgação das festas e rifas. Organiza o calendário de eventos, brindes e produtos, elabora orçamentos e contata as empresas prestadoras de serviços relativos aos interesses da comissão. Além disso, também é responsável por ir atrás de patrocínios para a turma, caso seja necessário.
Após a decisão dos cargos, é aconselhável criar um estatuto, para que a Comissão possa ser registrada em cartório e se torne uma organização sem fins lucrativos. Além disso, no documento também estarão as regras definidas, o que dá proteção legal aos membros.
Como conduzir uma reunião da Comissão de Formatura
Após definir quais serão os membros da comissão, chegou a hora de começar as reuniões. É preciso escolher uma empresa especializada em formaturas para ajudar a turma e a comissão na realização das solenidades, negociação com fornecedores e ideias para deixar esse dia especial ainda mais memorável! Clique aqui para conferir nossas dicas de como escolher a empresa ideal para a sua formatura.
O primeiro passo para uma boa reunião é a definição da pauta, qual será o foco da reunião? É importante definir quais serão os temas abordados para que o tempo não seja desperdiçado e todos possam tirar quaisquer dúvidas.
Após definido o tema e a pauta da reunião, chegou a hora de realizar a ata. Como citamos, é função do Secretário registrar em ata todas as decisões e acontecimentos da reunião. E para ajudar quem será o responsável por essa função, confira algumas dicas de como preparar uma boa ata.
- Deixe margens dos dois lados devidamente formatadas;
- Não coloque parágrafos;
- Não utilize expressões ou abreviaturas;
- Não faça rasuras;
- Atente-se ao português.
Além disso, também é importante colocar na ata o horário de início da reunião, nome completo dos participantes, informar quem não conseguiu comparecer, registrar as decisões e discussões, e o horário de encerramento da reunião. É importante ressaltar que, para a segurança e validade posterior, a ata precisa ser assinada por todos os presentes.
Pode parecer confuso, mas a ata é um documento simples, de forma que possa ser acessada por todas as partes interessadas na reunião.
Vantagens de começar a organizar a formatura agora mesmo
Agora que você já sabe com detalhes como começar uma Comissão de Formatura, quais os cargos e deveres, que tal começar a pensar na sua formatura?
Começando a se organizar com antecedência, além de ter mais meses para realizar o pagamento das parcelas, você tem mais tempo para se planejar, tomar decisões, e claro, pensar minuciosamente em todos os detalhes que envolvem a aula da saudade, o culto, a colação de grau, o baile e todos aqueles pré-eventos que fazem parte da jornada de formatura.
Se você já tem uma Comissão de Formatura, entre em contato conosco e venha fazer parte do Time B2. Trabalhamos com a entrega de momentos únicos e inesquecíveis para todos os formandos, familiares e convidados sempre trazendo inovação, profissionalismo e muita paixão para os eventos!
